Aller au contenu

26-0950 - Responsable du bureau des relations au public

Responsable du bureau des relations au public

📋 Candidature rapide

Date limite : 2026-07-09
Direction : PVS
Domaine : Autres filières
Statut : 📋 En cours

Référence : 3134-26-0950/SR du 2026-06-19

🏢 Employeur

Corps ou Cadre d'emploi /Domaine : Rédacteur Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles

Durée de résidence exigée pour le recrutement sur titre (1): /

Poste à pourvoir : Immédiatement

Lieu de travail : Nouméa

Date de dépôt de l'offre : vendredi 2026-06-19

Date limite de candidature : vendredi 2026-07-10

Détails de l'offre

La province Sud s'est engagée dans une démarche de modernisation de son administration visant à améliorer la qualité des services rendus aux usagers et à faciliter leurs démarches. Le dispositif d'accueil mis en place par le bureau des relations au public (BRP) de la direction des affaires juridiques et institutionnelles de la province Sud (DAJI) a pour objectif de répondre de façon optimale aux attentes du public tout en respectant les engagements pris dans le cadre de l'amélioration continue de ses services.

Emploi RESPNC : Responsable administratif

🎯 Missions

  • *Encadrer une équipe constituée de 6 agents permanents et piloter l'activité du bureau sur les sites du CAPS, du CAPS 2 et de l'hôtel de la province Sud (HPS) :
  • Coordonner les activités d'accueil et d'accompagnement numérique des équipes, en s'appuyant notamment sur les outils d'évaluation et de contrôle de la performance en place et contribuer à leur développement,
  • Animer et accompagner les équipes dans le maintien et le développement de leurs compétences en matière de gestion de la relation à l'usager,
  • Planifier les ressources afin d'assurer la continuité du service public et concourir au maintien de la qualité de service,
  • Participer au pilotage de la démarche qualité en matière de gestion de la relation à l'usager en collaboration avec le chef de service et ses adjoints,
  • Assurer une veille et être force de proposition en matière d'amélioration continue des pratiques professionnelles et des modalités de réalisation des démarches associées aux dispositifs provinciaux,
  • Rédiger les procédures du bureau, les mettre à jour et veiller à leur bonne application au quotidien,
  • Veiller à la bonne application des processus d'assistance des usagers dans le cadre de la réalisation de leurs démarches provinciales,
  • Évaluer la satisfaction des usagers fréquentant les sites dont le bureau a la gestion.
  • * Gérer la relation aux usagers des accueils et de l'espace connecté du CAPS, du CAPS 2 et de l'HPS :
  • Assurer la traçabilité, la priorisation, le traitement et le suivi des demandes depuis les applications et logiciels métiers dédiés,

  • Accueillir les usagers avec courtoisie selon les pratiques professionnelles appropriées et en ajustant son intervention en fonction des différents publics et situations,
  • Délivrer une information adaptée et complète sur l'organisation de la collectivité et le fonctionnement de ses dispositifs, notamment par le biais de documents, s'assurer de leur bonne compréhension et, au besoin, simplifier le vocabulaire administratif,
  • Garantir la bonne orientation des usagers vers les services compétents,
  • Accompagner les usagers dans la réalisation de leurs démarches depuis l'accueil et l'espace connecté du CAPS et fournir les informations nécessaires au suivi des demandes,
  • Identifier les dysfonctionnements qui pourraient survenir lors de la réalisation des démarches et proposer les solutions adaptées en lien avec les acteurs de l'accompagnement numérique.
  • Sensibiliser les usagers aux bonnes pratiques en matière de sécurité informatique et de protection de leurs données personnelles (identifiants, mots de passe),
  • En lien avec les référents bâtiments et les équipes de surveillance, superviser le filtrage des usagers fréquentant les différents sites et contribuer au respect des normes en matière d'établissement recevant du public (sécurité, gestion des flux et des situations sensibles ou d'urgence),
  • Veiller à la bonne transmission du courrier entrant et sortant des accueils,
  • Encadrer la diffusion et la mise à jour de la documentation provinciale mise à disposition au sein des différents sites, en coordonnant sa mise à jour et sa diversification avec les directions concernées.
  • * En lien avec les directions délégataires, superviser et assurer les services délégués depuis les applications métier provinciales dédiées :
  • Favoriser la transversalité et la coopération avec l'ensemble des services concernés,
  • Vérifier la complétude des dossiers de demandes et en assurer la transmission,
  • Mettre à jour les fiches des chasseurs, assurer la correspondance avec les pétitionnaires et leur délivrer leur permis,
  • Réceptionner et enregistrer les états-tiers des professionnels de santé partenaires de l'aide médicale et en assurer le suivi jusqu'à leur transmission au service,
  • Vérifier la conformité des justificatifs des professionnels et valider leurs demandes d'habilitation à administrer leur Espace factures,
  • Enregistrer les signalements environnementaux.

Caractéristiques particulières de l'emploi

Le bureau des relations au public est ouvert en continu de 07h30 à 16h00 au Centre Administratif de la province Sud, et de 07h30 à 17h00 au Centre Administratif de la province Sud 2.

Profil du candidat Savoir / Connaissance/Diplôme exigé

  • Maîtrise de l'organisation institutionnelle et administrative de la province Sud
  • Connaissance des principes d'une démarche qualité
  • Maîtrise des techniques d'accueil physique, téléphonique et numérique
  • Maîtrise des règles de communication
  • Maîtrise des activités des services et des dispositifs provinciaux à destination des usagers dans le cadre des démarches et des services
  • Maîtrise du fonctionnement d'un standard téléphonique, d'une base de données et d'Internet
  • Bonne connaissance des règles de gestion du temps de travail et des plannings
  • Maîtrise de l'expression orale et écrite

Savoir-faire

  • Animer et coordonner une équipe
  • Informer et rendre compte
  • Recevoir, identifier, renseigner, orienter les usagers
  • Prioriser les demandes
  • Rédiger des procédures

  • Gérer des éventuelles situations conflictuelles et savoir relater tout incident dans un rapport

  • Gérer efficacement les demandes tout en assurant et développant le relais avec les directions

  • Maîtriser les outils numériques (Pack Office, applications provinciales ALOHA, CHA, GATE, LAM et LAMIE, Intranet, site Internet provincial)
  • Disposer d'une expérience sur un poste similaire serait un atout

Comportement professionnel

  • Excellente présentation
  • Courtoisie et sourire à toute épreuve
  • Neutralité et objectivité face aux situations
  • Respect de la confidentialité
  • Sens du travail en équipe
  • Adaptabilité et disponibilité
  • Capacité à gérer les situations de stress et réguler les tensions
  • Qualité d'écoute

Contact et informations complémentaires

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter Mme Elsa MARSOEP – Adjointe au chef du service d'appui interne et de la relation à l'usager - Tél. : 📞 20 30 80 / e-mail : ✉️ elsa.marsoep@province-sud.nc.

Vous pouvez consulter l'ensemble des AVP sur le site de la DRHFPNC (www.drhfpnc.gouv.nc) ainsi que la réglementation et le répertoire des emplois (RESPNC). Le présent AVP est également consultable sur le site de la province Sud - (www.province-sud.nc)

POUR RÉPONDRE À CETTE OFFRE

Les candidatures (CV détaillé, lettre de motivation, photocopie des diplômes, fiche de renseignements, attestation sur l'honneur de non bénéfice de la rupture conventionnelle, ainsi que la demande de changement de corps ou cadre d'emplois si nécessaire (2)) précisant la référence de l'offre doivent parvenir à la direction des ressources humaines par :

(1)Vous trouverez la liste des pièces à fournir afin de justifier de la citoyenneté ou de la durée de résidence dans le document intitulé "Notice explicative : pièces à fournir pour justifier de votre citoyenneté ou de votre résidence" qui est à télécharger directement sur la page de garde des avis de vacances de poste sur le site de la DRHFPNC.

(2)La fiche de renseignements et la demande de changement de corps ou cadre d'emploi sont à télécharger directement sur la page de garde des avis de vacances de poste sur le site de la DRHFPNC. Toute candidature incomplète ne pourra être prise en considération.

Les candidatures de fonctionnaires doivent être transmises sous couvert de la voie hiérarchique.

🎯 Actions rapides